Kennen Sie das? Ihr Schreibtisch ist voll. Es stehen noch Absprachen mit dem Vertrieb an und dann wird noch kurzfristig ein Meeting einberaumt, von dem Sie schon im Vorfeld wissen, dass es höchstwahrscheinlich nur Ihre Arbeitszeit „frisst“. Zum jetzigen Zeitpunkt verursacht diese Situation bereits Stress.
Wegen der Kurzfristigkeit des anstehenden Meetings können Sie sich nicht entsprechend vorbereiten und ärgern sich darüber. Sie wissen, dass auch Ihre Kollegen in ähnlichen Situationen sind und damit die Produktivität des Meetings unter diesem Zeitdruck sehr leidet. Weiterhin sind Sie mit dem Thema des Meetings zwar ansatzweise vertraut, jedoch sehen Sie sich nicht zwangsläufig als Teilnehmer mit Handlungsbefugnis. Bis zu diesem Zeitpunkt löst die Gesamtsituation nur eines aus – Stress.
Sie arbeiten weiterhin an Ihren Aufgaben, machen sich jedoch Gedanken über den Verlauf des Meetings. Sie wissen, dass die Kollegen X und Y ebenfalls daran teilnehmen und ahnen schon, was damit auf Sie und alle Teilnehmer zukommt. Diese nutzen diese „Zusammenkünfte“ sehr gern, um sich in irgendeiner Form zu profilieren, über diese oder jene Themen zu jammern oder ihren Frust abzulassen. Diese Gedanken führen, wie bereits erahnt, zu noch mehr Stress.
Weiterhin haben Sie den Faktor Zeit in Ihren Gedanken. Die Kollegin, die das Meeting geplant hat, gibt immer einen bestimmten Zeitrahmen vor, der in der Regel bei Weitem überschritten wird. Da wissen Sie jetzt schon, dass Sie wieder Überstunden machen müssen, um noch das Angebot an den Vertriebskollegen vorzubereiten sowie die Unterlagen für die bald anliegende Messe einzusehen. On top können Sie den Kinobesuch mit Ihrem Freund wegen der Überstunden absagen.
Diese sich wiederholenden Abläufe sind wenig produktiv und machen auf die Dauer krank.
Reden wir über den effizienten Ablauf von Meetings und die tatsächliche Umsetzung der dort besprochenen Punkte.
Bis bald
Sonja Götte